TUGAS 5

  SOAL
  
    

1.     Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui?

2.     Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?

3.     Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE?

4.     Apa yang anda ketahui dengan TABULATING?

JAWABAN

1. Beberapa cara penyusunan warkat:
> system penyusunan warkat menurut abjad
> system penyusunan warkat menurut subyek
> system penyusunan warkat menurut waktu
> system penyusunan warkat menurut daerah
> system penyusunan warkat menurut nomor

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.

Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :

Tahap Awal

* Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
* Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.

Tahap Penulisan

* Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
* Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
* Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
* Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
* Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
* Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.

Tahap Revisi

* Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Pada warkat jenis cek, wesel, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara menggunakan sistem nomor, dengan melihat nomor cek apakah benar atau tidak, wesel atau surat pembelian yang ada, disusunlah dari nomor yang terkecil hingga yang terbesar atau bisa sebaliknya. Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan.Atau bisa dengan sistem tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan seperti system wilayah diatas.

3. Record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :

* Records yang tidak penting (non essential)
* Records yang tidak dimanfaatkan
* Records yang penting
* Records yang sangat penting.

4. Tabulating, yaitu memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Komunikasi yang efektif
Berdasarkan penelitian yang dilakukan Thomas dan Schmidt pada tahun 1976, komunikasi yang buruk akan menciptakan konflik antar pribadi. Hal ini akan semakin penting, jika mengacu pada hasil penelitian bahwa pegawai menghabiskan waktu kurang lebih 70 persen untuk berkomunikasi baik dalam bentuk verbal, nonverbal maupun tulisan. Komunikasi yang efektif akan meningkatkan produktivitas, baik bagi pegawai maupun perusahaan. Dengan memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, kita akan dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan, mengkoordinasi arus kerja, mensupervisi yang lain, membangun hubungan maupun mempromosikan produk dan jasa yang telah ditawarkan oleh perusahaan. Jadi akan diperoleh suatu kesan yang baik dari kolega, pegawai, supervisor, investor, maupun pelanggan dalam merespon kebutuhan masing-masing stakeholders.
Ciri-ciri Pesan yang Efektif :
l  Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan  mengapa perubahan dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah proyek, dan lain-lain.
l  Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa yang konkret dan jelas secara detail.
l  Mengklarifikasi dan menyingkat informasi, dengan menggunakan tabel, bagan, foto, diagram
l  Menyatakan tanggung jawab secara jelas, yaitu apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan.
l  Membujuk dan menyediakan informasi. Biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh dengannya.

Sumber : Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, halaman 50-52, 2006, Badri Munir Sukoco




Komunikasi efektif dapat dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi untuk personal dan kelompok serta untuk komunikasi massa. Pada komunikasi personal dan kelompok, suatu komunikasi dikatakan efektif apabila komunikan mampu memahami pesan yang dikirimkan oleh komunikator. Pemahaman pesan disini terlepas dari setuju atau tidaknya komunikan dengan isi pesan yang dikomunikasikan. Sedangkan pada komunikasi massa, suatu komunikasi dikatakan efektif apabila mampu menjangkau komunikan dalam jumlah besar.
Komunikator
Ditinjau dari factor komunikator, untuk melaksanakan komunikasi efektif terdapat dua factor penting pada diri komunikator, yaitu kredibilitas komunikator dan daya tarik komunikator.

• Kredibilitas Komunikator

Adalah pesan yang diterima komunikan dianggap benar dan sesuai dengan kenyataan yang ada. Kepercayaan komunikan ini ditentukan oleh keahlian komunikator dan dapat tidaknya ia dipercaya. Kepercayaan yang besar pada umumnya dapat meningkatkan kesediaan seseorang untuk melakukan  perubahan sikap. Semakin disenangi dan dikenal seorang komunikator oleh komunikan, semakin besar kecenderungan komunikan untuk mengubah kepercayaannya kearah yang dikehendaki komunikator. Pada umumnya pesan yang dikomunikasikan akan mempunyai daya pengaruh yang lebih besar, apabila komunikator dianggap sebagai seorang yang ahli.
Selain kepercayaan dan keadilan kredibilitas juga dapat muncul dari status social.
Seseorang yang mempunyai status social yang lebih tinggi akan mempunyai kredibilitas yang lebih besar, sehingga apa yang dikatakan akan dipercaya dan lebih besar kemampuannya untuk mempengaruhi orang lain.

• Daya Tarik Komunikator

Seorang komunikator akan mempunyai kemampuan untuk melakukan perubahan sikap, melalui mekanisme daya tarik. Seorang komunikator yang disenangi dan dikagumi oleh komunikannya akan menyebabkan komunikan akan menerima kepuasan dari usaha menyamakan dirinya dengan komunikator.
Dapat pula terjadi, seorang komunikan yang menganggap bahwa dirinya mempunyai persamaan dengan komunikator akan menimbulkan simpati dari komunikan. Dengan demikian akan memperlancar proses komunikasi.
Sumber : Komunikasi Bisnis, hal 26-27, Dra Sri Haryani Msi, UPP AMP YKPN Yogyakarta
Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan.
Dalam bahasa asing orang menyebutnya : “the communication is in tune“, yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti akan pesan yang disampaikan.
Seruan pembukaan atau opening call dari radio Australia adalah “you are tuning to radio Australia”, sedangkan BBC mengemukakan “you are listening to BBC”. Bilamana kedua istilah itu diperbandingkan, maka opening call dari radio Australia lebih dinamis karena orang tidak hanya mendengarkan, tetapi juga diajak untuk mempersamakan pengertian.
Beberapa syarat-syarat untuk berkomunikasi secara efektif adalah antara lain :

1. Menciptaka suasana komunikasi yang menguntungkan.
2. Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.
3. Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat pihak komunikan.
4. Pesan dapat menggugah kepentingan di pihak komunikan yang dapat menguntungkannya.
5. Pesan dapat menumbuhkan suatu penghargaan atau reward dipihak komunikan.

Membicarakan tentang minat atau awareness dipihak komunikan, dapat dikemukakan bahwa minat akan timbul bilamana ada unsure-unsur sebagai berikut :

1. Tersedianya suatu hal yang menarik minat.
2. Terdapat kontras, yaitu suatu perbedaan antara hal yang satu dengan lainnya, sehingga apa yang menonjol itu menumbuhkan perhatian.
3. Terdapat harapan untuk mendapat keuntungan atau mungkin gangguan dari hal yang dimaksudkan.

Itulah beberapa faktor yang dapat menimbulkan suatu komunikasi yang efektif.
Sudah barang tentu untuk menciptakan keefektifan tidaklah semudah yang dipaparkan dalam tuilisan ini, karena faktor-faktor lain seperti kejiwaan, lingkungan, dan budaya turut memainkan perannya.
Sumber :Berbagai Aspek Ilmu Komunikasi, Cetakan pertama, 1987, Praktikto

TUGAS 4

     SOAL

1.     Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil?

2.     Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel?

3.     Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui?

4.     Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja?

JAWABAN

 1. Syarat komunikasi yang baik dan berhasil :

> Syarat utama untuk bisa berkomunikasi dengan baik hanya satu. Yakni kerelaan mendengarkan apa yang lawan bicara ucapkan. Tentu saja bukan mendengarkan secara pasif, namun secara aktif. Artinya, Anda memberi perhatian. Wujudnya bisa komentar, tanggapan, keterbukaan, dan juga berdiam diri.

> Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap. Yakni kita mengerti jelas apa yang sedang dibicarakan.

> Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak. Kepercayaan sangat penting dalam hal berkomunikasi, terutama hal-hal yang sangat rahsia.

> Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.

> Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.

> Usahakanlah agar perhatian pihak yang menerima intruksi tetap ada.

> Perhatikanlah hubungan-hubungan.

> Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.

> Praktekanlah penangguhan reaksi.

> Prinsip komunikasinya harus benar.

2. Sebaiknya data yang sudah di simpan lebih baik di backup, agar apabila hilang ataupun rusak karena sesuatu jadi bisa di pakai kembali. Dan juga melakukan pemeriksaan ulang pada data tersebut, sampai datanya benar.

3. Tahap-tahap Penyusunan Makalah/paper

- Persiapan

> Mengumpulkan dan membaca buku-buku untuk memilih dan menentukan topik;

> Membaca buku-buku untuk memperluas pengetahuan yang berhubungan dengan topik yang telah terpilih mengembangkan kerangka makalah

- Penulisan

> Kegiatan pengembangan kerangka makalah menjadi sebuah makalah

- Pemeriksaan (Revisi)

>Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, dan tanda baca

Kerangka makalah/paper

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Permasalahan

1.3 Tujuan

1.4 Metode Pengumpulan Data

1.5 Sistematika

BAB 2 PEMBAHASAN

BAB 3 PENUTUP

3.1 Simpulan

3.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA


4. Prinsip-prinsip dalam tata kerja, prosedur dan system kerja :

* Tata kerja, prosedur keja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan , fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
* Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi, jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
* Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
* Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
* Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya soal prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
* Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu pekerjaan yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
* Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampila tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas yang termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukena berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.

TUGAS 3

SOAL

1.     Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui?

2.     Sebutkan manfaat dari organisasi informal?

3.     Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi?

4. Perbedaan dari Tata kerja, Sistem kerja dan Prosedur kerja?

JAWABAN

  

1. Gaya kepemimpinan otoriter atau otokrasi, artinya sangat memaksakan kehendak kekuasaannya kepada bawahan.Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe Otoriter :Tanpa musyawarah.Tidak mau menerima saran dari bawahan.Mementingkan diri sendiri dan kelompok.Selalu memerintah.Memberikan tugas mendadak.Gaya kepemimpinan demokratis, artinya bersikap tengah antara memaksakakan kehendak dan memberi kelonggaran kepada bawahan.Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe Demokratis :Pendapatnya terfokus pada hasil musyawarah.Tenggang rasa.Memberi kesempatan pengembangan karier bawahan.Selalu menerima kritik bawahan.Menciptakan suasana kekeluargaan.Gaya kepemimpinan laissez fasif, yakni sikap membebaskan bawahan; dan.Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe laissez fasif : Pemimpin bersikap pasif.Semua tugas diberikan kepada bawahan.Tidak tegas.Kurang memperhatikan kekurangan dan kelebihan bawahan.Percaya kepada bawahan.Gaya kepemimpinan situasional, yakni suatu sikap yang lebih melihat situasi: kapan harus bersikap memaksa, kapan harus moderat, dan pada situasi apa pula pemimpin harus memberikan keleluasaan pada bawahan.Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe Situasional : Supel atau luwes. Berwawasan luas.Mudah menyesuaikan diri dengan lingkungan.Mampu menggerakkan bawahan.Bersikap keras pada saat-saat tertentu.

     2. Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta  tujuan bersama yang tidak disadari. manfaat organisasi informal adalah :
- Sebagai pendukung tujuan organisasi. – Sebagai alat komunikasi tambahan.- Sebagai alat pemuas kebutuhan social.- Dapat membantu manajer yang kurang mampu.
 3. Pembagian departemen atau unit struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :
a. Departementalisasi Menurut Fungsi Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.b. Departementalisasi Menurut Produk atau Pasar Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.c. Departementalisasi Organisasi Matrix atau Matriks Bentuk organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan atau komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.
4. Tata kerja adalah cara pekerjaan dengan benar dan berhasil atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.Sistem Kerja adalah susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.