KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Komunikasi yang efektif
Berdasarkan penelitian yang dilakukan Thomas dan Schmidt pada tahun 1976, komunikasi yang buruk akan menciptakan konflik antar pribadi. Hal ini akan semakin penting, jika mengacu pada hasil penelitian bahwa pegawai menghabiskan waktu kurang lebih 70 persen untuk berkomunikasi baik dalam bentuk verbal, nonverbal maupun tulisan. Komunikasi yang efektif akan meningkatkan produktivitas, baik bagi pegawai maupun perusahaan. Dengan memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, kita akan dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan, mengkoordinasi arus kerja, mensupervisi yang lain, membangun hubungan maupun mempromosikan produk dan jasa yang telah ditawarkan oleh perusahaan. Jadi akan diperoleh suatu kesan yang baik dari kolega, pegawai, supervisor, investor, maupun pelanggan dalam merespon kebutuhan masing-masing stakeholders.
Ciri-ciri Pesan yang Efektif :
l  Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan  mengapa perubahan dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah proyek, dan lain-lain.
l  Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa yang konkret dan jelas secara detail.
l  Mengklarifikasi dan menyingkat informasi, dengan menggunakan tabel, bagan, foto, diagram
l  Menyatakan tanggung jawab secara jelas, yaitu apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan.
l  Membujuk dan menyediakan informasi. Biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh dengannya.

Sumber : Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, halaman 50-52, 2006, Badri Munir Sukoco




Komunikasi efektif dapat dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi untuk personal dan kelompok serta untuk komunikasi massa. Pada komunikasi personal dan kelompok, suatu komunikasi dikatakan efektif apabila komunikan mampu memahami pesan yang dikirimkan oleh komunikator. Pemahaman pesan disini terlepas dari setuju atau tidaknya komunikan dengan isi pesan yang dikomunikasikan. Sedangkan pada komunikasi massa, suatu komunikasi dikatakan efektif apabila mampu menjangkau komunikan dalam jumlah besar.
Komunikator
Ditinjau dari factor komunikator, untuk melaksanakan komunikasi efektif terdapat dua factor penting pada diri komunikator, yaitu kredibilitas komunikator dan daya tarik komunikator.

• Kredibilitas Komunikator

Adalah pesan yang diterima komunikan dianggap benar dan sesuai dengan kenyataan yang ada. Kepercayaan komunikan ini ditentukan oleh keahlian komunikator dan dapat tidaknya ia dipercaya. Kepercayaan yang besar pada umumnya dapat meningkatkan kesediaan seseorang untuk melakukan  perubahan sikap. Semakin disenangi dan dikenal seorang komunikator oleh komunikan, semakin besar kecenderungan komunikan untuk mengubah kepercayaannya kearah yang dikehendaki komunikator. Pada umumnya pesan yang dikomunikasikan akan mempunyai daya pengaruh yang lebih besar, apabila komunikator dianggap sebagai seorang yang ahli.
Selain kepercayaan dan keadilan kredibilitas juga dapat muncul dari status social.
Seseorang yang mempunyai status social yang lebih tinggi akan mempunyai kredibilitas yang lebih besar, sehingga apa yang dikatakan akan dipercaya dan lebih besar kemampuannya untuk mempengaruhi orang lain.

• Daya Tarik Komunikator

Seorang komunikator akan mempunyai kemampuan untuk melakukan perubahan sikap, melalui mekanisme daya tarik. Seorang komunikator yang disenangi dan dikagumi oleh komunikannya akan menyebabkan komunikan akan menerima kepuasan dari usaha menyamakan dirinya dengan komunikator.
Dapat pula terjadi, seorang komunikan yang menganggap bahwa dirinya mempunyai persamaan dengan komunikator akan menimbulkan simpati dari komunikan. Dengan demikian akan memperlancar proses komunikasi.
Sumber : Komunikasi Bisnis, hal 26-27, Dra Sri Haryani Msi, UPP AMP YKPN Yogyakarta
Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan.
Dalam bahasa asing orang menyebutnya : “the communication is in tune“, yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti akan pesan yang disampaikan.
Seruan pembukaan atau opening call dari radio Australia adalah “you are tuning to radio Australia”, sedangkan BBC mengemukakan “you are listening to BBC”. Bilamana kedua istilah itu diperbandingkan, maka opening call dari radio Australia lebih dinamis karena orang tidak hanya mendengarkan, tetapi juga diajak untuk mempersamakan pengertian.
Beberapa syarat-syarat untuk berkomunikasi secara efektif adalah antara lain :

1. Menciptaka suasana komunikasi yang menguntungkan.
2. Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.
3. Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat pihak komunikan.
4. Pesan dapat menggugah kepentingan di pihak komunikan yang dapat menguntungkannya.
5. Pesan dapat menumbuhkan suatu penghargaan atau reward dipihak komunikan.

Membicarakan tentang minat atau awareness dipihak komunikan, dapat dikemukakan bahwa minat akan timbul bilamana ada unsure-unsur sebagai berikut :

1. Tersedianya suatu hal yang menarik minat.
2. Terdapat kontras, yaitu suatu perbedaan antara hal yang satu dengan lainnya, sehingga apa yang menonjol itu menumbuhkan perhatian.
3. Terdapat harapan untuk mendapat keuntungan atau mungkin gangguan dari hal yang dimaksudkan.

Itulah beberapa faktor yang dapat menimbulkan suatu komunikasi yang efektif.
Sudah barang tentu untuk menciptakan keefektifan tidaklah semudah yang dipaparkan dalam tuilisan ini, karena faktor-faktor lain seperti kejiwaan, lingkungan, dan budaya turut memainkan perannya.
Sumber :Berbagai Aspek Ilmu Komunikasi, Cetakan pertama, 1987, Praktikto